W dużych firmach jest wyraźny podział pomiędzy biurowych i księgowych pracowników. Każda osoba ma dokładnie określony zakres kompetencji i obowiązków, i jeśli któraś ze spraw będzie poza nie wychodzić, to zostanie przekazana do innego pracownika. Niekiedy taki łańcuszek odpowiedzialnych za załatwienie danej sprawy pracowników może wynosić nawet kilka, a konsekwencją tego może być wykonywanie nawet prostych rzeczy przez długi okres czasu. Zupełnie inaczej przedstawia się sytuacja w niedużych firmach, zatrudniających niewielką ilość pracowników.
Z czego duża część to są handlowcy czy magazynierzy, a biurowymi sprawami zajmuje się jedynie jedna osoba. Tak naprawdę zakres prac do wykonania takiego pracownika będzie znacznie szerszy, niż tylko zajmowanie się listami i odbieranie telefonów. Oprócz typowo biurowych spraw osoby takie muszą być dobrze rozeznane w obowiązujących przepisach księgowych i kadrowych, dobrze żeby też wiedziały jak wystawić wezwanie do zapłaty, jak napisać pozew do sądu czy wyliczyć odsetki od wpłat po terminie – Poradnik Wfirma.
Wynika to z tego, że małe firmy zwyczajnie nie będą miały możliwości na przyjęcie kilku osobnych osób do prowadzenia księgowości i obsługi biura. Księgowe sprawy przeważnie wykonuje biuro rachunkowe, do jakiego trzeba przekazać wszystkie faktury sprzedaży, faktury kosztowe (zweryfikuj te opinie) i wszystkie pozostałe rzeczy mogące mieć wpływ na podatki. Ale czasami pracownik
takiej firmy i tak musi się w sprawach księgowych orientować, umieć obsługiwać kalkulator podatkowy i wiedzieć jak się liczy niektóre rzeczy – . Jako przykład takich obowiązków jest ściąganie zaległości od klientów.
W tym przypadku należy przygotować dłużnikom wezwania do zapłaty, na których dokładnie się przedstawi odsetki podatkowe, wysłać je i później monitorować ściąganie tych wierzytelności – . Bardzo przydatna jest także ogólna wiedza w tematach kadrowych. Często samodzielni pracownicy biurowi zarządzają dostarczanymi zwolnieniami chorobowymi i wnioskami urlopowymi, tak więc też muszą mieć orientację w tej tematyce.