Na co zwrócić uwagę organizując konferencje? Co jest ważne, aby konferencja była udana?

Wybór sali na konferencję nie powinien być przypadkowy, podstawą jest, by pomieściła ona wszystkich zaproszonych gości. Hotele są w stanie zapewnić najczęściej salę na maksymalnie trzydzieści-pięćdziesiąt osób, są natomiast i tego typu sale, w których zmieści się aż kilka tysięcy ludzi. Decydując się na salę powinniśmy zwracać uwagę nie tylko na jej wielkość, ale również na to jak jest wyposażona. Jest to niesamowicie istotne w takiej sytuacji, kiedy zaproszonych ma być sporo. Dobre nagłośnienie i możliwość, żeby skorzystać na przykład z tablic interaktywnych, możliwość skorzystania z drukarki albo komputera, to ważne udogodnienie. Pamiętając o tym można być pewnym, że taka konferencja będzie udana. Jeżeli wykładów mamy dużo z pewnością warto pomyśleć o zorganizowaniu konferencji, jaka trwa dłużej niż jeden dzień.

konferencja

Autor: Garrett Coakley
Źródło: http://www.flickr.com

W tej sytuacji organizatorzy powinni zagwarantować gościom nocleg. Tak naprawdę są dwa rozwiązania, czyli z jednej strony osoby organizujące wszystko mogą od razu wynająć pokoje, z drugiej mogą dowiedzieć się, w jakich hotelach są wolne miejsca, więc dają tym samym wybór gościom. Jedno, jak i drugie rozwiązanie jest jak najbardziej trafione, gdyż każde z nich gwarantuje uczestnikom zaplecze hotelarskie, w ten sposób uczestnicy konferencji nie muszą stresować się o zarezerwowanie noclegu. Ludzie organizujący konferencję muszą poszukiwać takich miejsc hotelowych, jakie oferują prawdziwie komfortowe warunki pobytu (wejdź tutaj). Odpowiednio również, by znajdowały się one blisko miejsca, w jakim są spotkania. Pod takim względem najkorzystniej wypadają hotele, w jakich będzie odbywała się konferencja, gdyż uczestnicy będą musieli tylko zejść z piętra do sali konferencyjnej.

Nie można zapomnieć również o tym, żeby zorganizować tego typu konferencje w ładnym miejscu, przykładowo sala konferencyjna Wieliczka, dzięki temu bowiem słuchacze będą zadowoleni, będą pamiętać to miejsce na długi czas, co ważne, będą rekomendować to miejsce innym osobom. A rekomendacja znajomych jest najbardziej wiarygodna. To w ten sposób nasze usługi są polecane innym osobom, to przecież w tym wszystkim najważniejsze. Aby w pozytywny sposób być odbieranym przez przyjeżdżających ludzi. W tym wypadku tak zwana „sztuka dla sztuki” to nie jest coś, co będzie dla takich eventów dobre.