W jaki sposób dać sobie radę z niezwykle niełatwym wyzwaniem jakim, bezapelacyjnie, jest zorganizowanie konferencji?

Każdy z nas, który miał kiedykolwiek okazję organizowania jakiejkolwiek konferencji służbowej, przekonał się, że absolutnie nie jest to łatwe zadanie. Trzeba bowiem na czas zarezerwować salę, poinformować wszystkich pracowników, ustalić datę spotkania, tak aby każdemu odpowiadał. A to tylko wierzchołek góry lodowej, ponieważ jest jeszcze tysiąc innych kwestii będących na głowie osoby organizującej. Jednak, być może są sposoby, aby ten niełatwy proces sobie uprościć?

Z pewnością najtrudniejszym etapem organizowania spotkania służbowego jest ustalenie daty. Część gości jest dostępna tylko w kilku dniach w roku, a ten czas znów nie pasuje pozostałym zaproszonym. W takiej sytuacji warto kontynuować prowadzenie rozmów negocjacyjnych. Jednakże jeśli nie ma już szans na wybranie wspólnego terminu, warto odszukać ratunku w nowinkach technologicznych – zobacz. Dzięki nim, można bowiem połączyć się z nieobecnymi ludźmi przez sieć i dać im możliwość uczestniczenie w konwersacji. Kolejnym kłopotliwym etapem organizacji spotkania zawodowego, jest bezapelacyjnie wybór miejsca narady.

sala-konferencyjna-obrazek

Autor: Sebastiaan ter Burg
Źródło: http://www.flickr.com

Centrum konferencyjne Warszawa, czy też Wrocław, Gdańsk, Rzeszów jest miejscem występującą znacznie częściej niż w mniejszych miejscowościach. Z tego też powodu, jeśli jesteśmy obywatelami małego miasta, w województwie mazowieckim być może w celu organizowania spotkania służbowego na wysoką skalę, będziemy zmuszeni na udanie się do miasta stołecznego. Jednak nie ma powodu do paniki, gdyż tutaj także możemy wspomagać się internetem.

Pewne jest, że gdy wpiszemy w wyszukiwarkę hasło: centrum konferencyjne Warszawa, naszym oczom ukaże się mnóstwo miejsc oferujących udzielenie pomocy w zorganizowaniu wieloosobowego spotkania służbowego – zobacz. Prawdopodobnie zapewniają one różnorodne przekąski i napoje, uprzyjemniające przebieg spotkania.

Wyraźnie widać więc, że sprawne zorganizowanie konferencji służbowej nie jest banalne, a na drodze organizatora, znajduje się mnóstwo przeszkód. Jednak rozwój technologii znacznie ułatwia, to wyzwanie i daje możliwość załatwieniu wielu spraw bez ruszania w kilkugodzinną podróż na miejsce konferencji.