Obieg dokumentów w firmie – czym jest i czy warto z niego korzystać. Podpowiadamy

Zanim zastanowimy się nad problemem zainicjowania cyfrowego obiegu dokumentów w organizacji, pomyślmy na czym dokładnie ten system polega i jakie niesie zalety. Elektroniczny system obiegu dokumentów to, w skrócie rzecz ujmując, mechanizm służący wymianie informacji w organizacji, jednak obieg ten ma miejsce, nie jak w przypadku tradycyjnej formy przy pomocy dokumentów papierowych, a przy pomocy przeznaczonego do tego celu programu komputerowego.

Każdy papierowy dokument (http://happytree.com.pl/), jaki tworzony jest w obiegu starego rodzaju, w takim wypadku wytwarzany jest elektronicznie, a wszyscy zainteresowani, którzy potencjalnie są z poruszanym w dokumencie tematem związani uzyskują do niego ciągły dostęp. Gdy jakikolwiek z nich chce wprowadzić poprawki do takiego dokumentu – wszystkie zainteresowane osoby natychmiast są o tym informowane.

W zależności od użytkowanego oprogramowania – widzą także historię zmian i gruntownie sprecyzowane dane na temat tego, w którym momencie i przez którego uczestnika projektu były dokonywane. Według badań, które zostały prowadzone w wybranych organizacjach – taka opcja obiegu wiadomości i zadań może pozwolić na dużą oszczędność czasu i pieniędzy. Co tak samo istotne – jest wyjątkowo skuteczna w określaniu odpowiedzialności, patrząc na stuprocentową sprawdzalność wykonywania obowiązków przez poszczególnych jednostek.

Co jednak w wypadku, gdy do firmy korzystającej z wewnętrznego elektronicznego obiegu dokumentów wpłynie z poza tej organizacji dokument w starej formie? Co na pierwszy rzut oka skomplikowane, w zupełności nie narusza to działania systemu. Wystarczy rzeczony dokument zeskanować, wprowadzić do programu komputerowego i dopisać do niego jednostki odpowiedzialne oraz cele do zrealizowania. Często także czas ich realizacji. Jest to przecież łatwiejsza i znacznie bardziej komfortowa droga – niż postępowanie stosowane do niedawna.