W zależności od użytkowanego oprogramowania – widzą także historię zmian i gruntownie sprecyzowane dane na temat tego, w którym momencie i przez którego uczestnika projektu były dokonywane. Według badań, które zostały prowadzone w wybranych organizacjach – taka opcja obiegu wiadomości i zadań może pozwolić na dużą oszczędność czasu i pieniędzy. Co tak samo istotne – jest wyjątkowo skuteczna w określaniu odpowiedzialności, patrząc na stuprocentową sprawdzalność wykonywania obowiązków przez poszczególnych jednostek.
Co jednak w wypadku, gdy do firmy korzystającej z wewnętrznego elektronicznego obiegu dokumentów wpłynie z poza tej organizacji dokument w starej formie? Co na pierwszy rzut oka skomplikowane, w zupełności nie narusza to działania systemu. Wystarczy rzeczony dokument zeskanować, wprowadzić do programu komputerowego i dopisać do niego jednostki odpowiedzialne oraz cele do zrealizowania. Często także czas ich realizacji. Jest to przecież łatwiejsza i znacznie bardziej komfortowa droga – niż postępowanie stosowane do niedawna.