Jeśli organizujemy szkolenie, należy porozmawiać z szkoleniowcami i trenerami, ile czasu zajmie im zrealizowanie określonej tematyki szkolenia i czy ilość wiedzy, jaką chcą przekazać, nie przemęczy zanadto uczestników. Zajęcia powinniśmy dopasowywać pod względem tematycznym, przewidując pauzy na kawę lub posiłek. Magnesem przyciągającym uczestników może być wieczór integracyjny, wizyta w teatrze lub zwiedzanie miasta.
W przypadku konferencji musimy z detalami określić jej tematykę i poświęcić czas na opracowanie listy występujących na niej specjalistów. Jeśli zależy nam na uznanych autorytetach z danej branży, należy ich powiadomić z dużym wyprzedzeniem, a w budżecie uwzględnić kwoty honorariów. Jeśli mamy skromne środki, możemy zwrócić się o sponsoring firm z branży w zamian za czas na zaprezentowanie ich oferty. Zarówno stworzenie listy osób mających odczyty, jak i uczestników konferencji to wielotygodniowe przygotowania. Na koniec pozostaje przygotowanie materiałów, które chcemy wręczyć uczestnikom.
Mając pełną listę uczestników konferencji, lub (patrz www.jwp.pl) chociaż ich liczbę, należy rozpocząć poszukiwania miejsca szkolenia lub konferencji. Jeżeli nie mamy własne sale konferencyjne, albo zamierzamy zorganizować nasze wydarzenie w innym mieście, np. Wrocławiu, wystarczy wyszukać w Intenecie. Otrzymamy duży wybór firm świadczących te usługi. Dobierajmy miejsce świadomie, bo rozrywki, jakie oferuje metropolia, mogą odciągnąć uczestników konferencji.