Na czym ma polegać elektroniczny obieg faktur w biurze?

Sporo firm, poza kłopotami z własną bieżącą działalnością, w trakcie której muszą ciężko pracować i ustawicznie starać się o klienta, ma różnego rodzaju trudności związane z powinnościami narzuconymi przez różne urzędy. Na szczęście pojawia się coraz więcej prekursorskich rozwiązań, dzięki którym można przyśpieszyć pewne procedury, co umożliwia maksymalną oszczędność czasu i sprawny obieg dokumentów. Warto mieć także na uwadze fakt, że firmy są zobligowane do gromadzenia wielu dokumentów, (które mogą być monitorowane przez wyznaczone urzędy), co niejednokrotnie sprawia narastające kłopoty m.in. z archiwizacją dokumentacji.

dokumentacja elektroniczna

Autor: La Manade
Źródło: http://www.flickr.com
Ze wsparciem przychodzą specjalne systemy, takie jak elektroniczny obieg faktur, dzięki którym przedsiębiorstwo może przyśpieszyć prace związane z dokumentami i wyznaczyć więcej czasu na zarobkowe działania. Na dodatek takie rozwiązanie ułatwia składowanie dokumentów.

Jedną z najczęściej wychwalanych zalet opisywanego rozwiązania jest to, że gwarantuje ono różne oszczędności: najważniejsza z nich to oszczędność miejsca, ponieważ firma nie musi wyznaczać odpowiedniego pomieszczenia na archiwizację dokumentacji. Kolejną ważną zaletą jest korzystna redukcja kosztów, która wymaga szerszego zreferowania. Cyfrowe dokumenty, przede wszystkim faktury, wysyłane w standardowy sposób (a więc np. pocztą), generowały bowiem zawsze dosyć znaczne koszty – wystarczy wspomnieć, że w firmach, które zdążyły wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie, koszt tego rozwiązania umożliwił niemal 80% redukcję budżetu, dotychczas przeznaczanego na wysyłki.

Jeśli weźmiemy pod uwagę również, że oszczędność nie omija też papieru czy wykorzystania drukarek, jak również czasu, którego wymagało częste drukowanie faktur, okazuje się, że taki innowacyjny obrót dokumentacją jest zauważalnie korzystnym rozwiązaniem. W przeszłości większość klientów wybierała otrzymywanie dokumentów w formie tradycyjnej, jednak wraz z coraz szybszym rozwojem cyfryzacji kraju oraz z faktem, że firmy premiują rozmaitymi bonusami za korzystanie z elektronicznych faktur, nowe rozwiązanie zyskało coraz więcej zwolenników.

Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów każda firma może od razu zaoszczędzić gotówkę i czas, dodatkowo jest to narzędzie ekologiczne i o wiele szybsze, niż standardowa poczta.