Na czym polega Workflow

Jednym spośród podstawowych problemów przy prowadzeniu dużego lub średniego przedsiębiorstwa jest obieg dokumentów i informacji. Zwykły, papierowy sposób jest wolny oraz zawodny, ze względu chociażby na fakt, że jakiś istotny dokument na przykład może się zawieruszyć workflow.

E-biznes, internet

Autor: sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu
Workflow (ang. Work flow czuli przepływ pracy) jest to, według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Menagement Coalition):”automatyzacja procesów biznesowych, w całości radca (polecamy sprawdź naszą propozycję) w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych”.

Mówiąc ogólnie pojęcie to jest stosowane w stosunku do oprogramowania, zwłaszcza tego, które służy wspieraniu pracy grupowej. Programy takie pomagają określić jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby uczestniczące w wykonywaniu wyznaczonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako przykład można omówić realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby zlecające wykonanie zadania związanego ze zorganizowaniem szkolenia generują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia i nazwiska pracowników, których ono obowiązuje), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. Dane są następnie odbierane przez osobę realizującą zadanie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), zgłoszenie zmienia się w dokument szkolenia. Informacje te trafiają powtórnie do decydentów, którzy zatwierdzają informacje o wykonaniu dyspozycji (na przykład zezwalają na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument szkolenia staje się zrealizowany, po czym następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Jak widać każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem pracowników wykonujących zdefiniowane operacje na dokumentach oraz zdefiniowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to specyficzne cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów umożliwiające takie działania to między innymi: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 zł za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one między innymi zarządzanie dokumentami, obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń jak i również informacji handlowych, obsługują faks i skaner, klasyfikują dokumenty jak również umożliwiają ich szybkie odszukanie.

To, na który program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależne jest od potrzeb firmy. Do rozważenia jest też kwestia tego, czy za program płacić, czy zdecydować się na darmowe rozwiązanie. Interesujących się tą kwestią zachęcam do odwiedzenia forów internetowych i stron producentów oprogramowania, gdzie znajdziemy szersze specyfikacje wybranych programów.