Obieg dokumentów w firmie

Wiadomo powszechnie, że we współczesnym świecie nieustannie ma się styczność z rozmaitymi dokumentami. Pomimo szerzącej się automatyzacji i postępie komputerowemu, ciągle większość z tych dokumentów występuje w wersji papierowej. Wersje elektroniczne dokumentów aktualnie nadal są rzadkością, przynajmniej w Polsce. Dokumenty są w rękach osób prywatnych i istnieją w postaci dokumentów osobistych, wydruków, umów i tym podobnych. Jednak najwięcej faktur tradycyjnych występuje w przedsiębiorstwach.

Dokumenty

Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu

Przepływ faktur (zobacz ofertę) w przedsiębiorstwach jest uzależniony od rozmiarów przedsiębiorstwa oraz od jego specyfiki. Im większe przedsiębiorstwo, tym większa ilość faktur. Im większa ich ilość z kolei, tym trudniejsze będzie porządkowanie i zarządzanie nimi. Nierzadko zdarza się, że w firmie panuje chaos, faktury nie docierają na miejsce przeznaczenia lub ulegają zagubieniu. Żeby temu zapobiec, wymyślono różnorodne rozwiązania, wykorzystujące najnowsze technologie.

Pomysły dla przedsiębiorstwDostępnych jest dużo programów, stworzonych dla firm, które mają na celu usprawnić obieg informacji przy użyciu dokumentów tradycyjnych i cyfrowych. Część z nich używana jest na skalę międzynarodową. Kofax współpracuje z Efematic i jest przedsiębiorstwem, działającym od ponad dwudziestu lat. Oferuje firmom rozwiązania dotyczące obiegu faktur. Użycie tego typu narzędzi umożliwia wyraźne usprawnienie wymiany danych w firmie. Istnieje również duża liczba innych tego typu programów, dostępnych także dla użytkowników polskich. Jednym z nich jest projekt zwany SI-FLOW, złożony z rozmaitych części.

KorzyściProgramy takie posiadają dużo korzyści. Najważniejszą będzie wspomniane już wcześniej przyspieszenie i usprawnienie przepływu informacji. Ma to tym większe znaczenie w sytuacji dużych przedsiębiorstw, w których obieg faktur kosztowych i innych jest większy, a z tego wynika duże niebezpieczeństwo zagubienia lub pomylenia faktur. Jeżeli korzysta się z dostawcy o dużej tradycji, zaufanie do jego narzędzi wzrasta. Pewność niezawodności wprowadzonego rozwiązania jest również niezwykle istotna. Takie oczekiwania spełnia na przykład partner Kofax. Z tego względu wykorzystywany jest on przez wiele firm na całym świecie, a są to przedsiębiorstwa o bardzo zróżnicowanych obszarach zainteresowania.

Źródło: Efematic.pl