Impreza masowa – jak to ugryźć? Treściwe kompendium wiedzy przeznaczone dla organizatorów imprez

Lato sprzyja organizowaniu pikników, dni miasta i koncertów plenerowych. Do zorganizowania wielkiej imprezy masowej zdecydowanie dobrze jest zatrudnić solidną firmę, dla której organizacja i obsługa techniczna imprez to codzienność, bo z pewnością zrobi to profesjonalnie i w pierwszej kolejności załatwi konieczne pozwolenia, wszystkie dokumenty i tym podobne rzeczy, następnie zadba o jej prawidłowy przebieg, a na końcu po wszystkim posprząta…

agregat prądotwórczy

Autor: U.S. Naval Forces Central Command
Źródło: http://www.flickr.com
Zorganizowanie imprezy – koncertu, pikniku lub zawodów sportowych – zarówno na wolnym powietrzu, jak i w sali to nie tylko integracja lokalnej ludności i realizacja atrakcyjnego pomysłu. Na organizatorach wydarzenia spoczywa bardzo wiele powinności, z których powinni się wywiązać, zarówno dotyczących programu, jak i całej organizacji. Niezwykle istotne jest uzyskanie ważnych pozwoleń, zapewnienie bezpieczeństwa i przestrzeganie prawa. Bardzo istotna jest też obsługa techniczna imprez. Kiedy pomysł na wydarzenie jest opracowany, na początku oczywiście należy dokonać wyboru miejsca jego realizacji. Miejsce oczywiście powinno być dostosowane do charakteru planowanego wydarzenia. Jeżeli wybierzemy park, stadion sportowy albo inną przestrzeń otwartą, musimy liczyć się z tym, że będzie trzeba wydzielić konkretny obszar i pomyśleć, co wówczas, kiedy pogoda nie będzie sprzyjać.

Jeśli pomieszczenie jest zamknięte, jak hala sportowa lub sala widowiskowa, trzeba mieć na uwadze ograniczoną miejsc. Następnym krokiem w zaplanowaniu wydarzenia jest określenie jej celu, daty i programu. Zwykle trzeba przygotować jej regulamin i opracować szczegółowy program minutowy razem ze scenariuszem otwarcia, przebiegu i zamknięcia imprezy. Dokumenty te wymagane są zwykle na długo przed jej zorganizowaniem, bo miasto chce mieć w nie wgląd. Ponieważ nakłady finansowe zawsze są dość spore, odpowiednio wcześniej trzeba rozpisać budżet, ewentualne źródła finansowania (sponsorzy, zbiórka publiczna). Żeby frekwencja dopisała, trzeba postawić również na rozreklamowanie imprezy (plakaty, artykuły prasowe). Po otrzymaniu wymaganych prawem pozwoleń najczęściej przychodzi moment na najbardziej pochłaniające energię prace, to znaczy przygotowanie dekoracji, zaplanowanie strefy gastronomicznej i punktów poboru prądu (tu pomoże wypożyczalnia agregatów prądotwórczych – więcej agregaty prądotwórcze wynajem warszawa). Należy zdecydować też, komu przypadnie obsługa techniczna imprez towarzyszących naszej (jeśli takie są w planach), zorganizować służby porządkowe, pomoc medyczną i toalety.

impreza
Jak widać – spraw jest wiele. Zdecydowanie lepiej jest powierzyć je profesjonalnej firmie, aby przed planowaną imprezą nie martwić się, czy wypożyczalnia agregatów prądotwórczych dotrze z nimi na czas, czy punkty gastronomiczne będą dobrze zaopatrzone i czy publiczność dopisze i wydarzenie się zwróci.