Obieg dokumentów w firmie

Obieg dokumentów w firmie firmie to kwestia priorytetowa. Od ustalenia systemu i kontroli powinniśmy rozpoczynać synchronizacje administracji całego przedsiębiorstwa. A także, w celu synchronizacji, nie tylko danych papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić przedsiębiorstwu program do zarządzania dokumentami, np. Workflow.

komputery

Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu
Po pierwsze powinniśmy ustalić jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania treścią. Do wyboru jest kilka modeli standardowych, z których czerpie się od lat w praktyce. Można, w przypadku chociażby niestandardowego przydziału obowiązków, skorzystać z własnych rozwiązań.

Jeżeli uważasz, że wiadomości umieszczone w opisywanym wpisie są warte Twojej uwagi, kliknij tutaj – ten użyteczny link (https://tuv.com/poland/pl/certyfikat-i-oznakowanie-zgodno%C5%9Bci-ce.html) również Cię zaintryguje.

Pamiętajmy o tym, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich zrozumiałe, tak, aby wszystko odbywało się sprawnie i jak najefektywniej. Rozpoczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich zapewnia inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy odpowiedni jest dla firm, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Dzieje się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Dokumenty mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niezależny i płynny obieg dokumentów. System bezdziennikowy wykorzystywany jest najczęściej w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. android sharepoint, wykorzystuje segregację i oznaczenia ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich precyzyjna segregacja – tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze możliwości, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawem.

Od kilku lat natomiast dostępne jest pewne ulepszenie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ pism drogą elektroniczną ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi użytkownikami danych do minimum. Zwykle w tym celu wykorzystuje się profesjonalne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej ułatwiają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.