Jak zarządzać obiegiem dokumentacji

Zarządzanie dokumentami w spółce to kwestia priorytetowa. Od uzgodnienia systemu i kontroli powinniśmy rozpoczynać synchronizacje administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu koordynacji, nie tylko dokumentów papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić przedsiębiorstwu program do zarządzania dokumentami, np. Systemy Workflow.

Praca przy komputerze

Autor: sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu
Po pierwsze powinniśmy ustanowić jasny i przejrzysty dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, z których czerpie się od lat z powodzeniem. Sugeruje się aby, w przypadku chociażby nienormatywnego podziału prac, skorzystać z własnych rozwiązań. Ważne, żeby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich jasne, tak, aby wszystko odbywało się sprawnie i jak najefektywniej.

Zaczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich daje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. System dziennikowy odpowiedni jest dla przedsiębiorstw, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Dzieje się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia bezproblemowy i szybki obieg dokumentów. System bezdziennikowy preferowany jest zwykle w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można zakupić np. ms sharepoint, wykorzystuje segregację i oznaczenia ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych dokumentach. Ważna jest ich ścisła segregacja – tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który dopuszcza najróżniejsze wariacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawnie.

Dodatkowo dostępne jest pewne ulepszenie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ danych drogą elektroniczną ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi użytkownikami danych do minimum. Standardowo w tym celu wykorzystuje się specjalistyczne systemy obiegu dokumentów.

Kiedy zaciekawił Cię prezentowany tekst, to nie wahaj się tylko odwiedź serwis (https://www.workservice.pl/praca/biurowa/poznan/), a znajdziesz tu podobne, fascynujące informacje na ten temat.

Jednym z takich programów, które najlepiej ułatwiają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.