Jak zapewnić obieg dokumentów w firmie?

Obieg dokumentów w naszej korporacji to kwestia przetrwania. Od uzgodnienia systemu i kontroli należałoby zaczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu koordynacji, nie tylko danych papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zapewnić sobie program do zarządzania dokumentami, np. MS Sharepoint.

komputer

Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu
Należałoby zacząć od tego, że powinniśmy ustanowić jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka sprawdzonych rozwiązań, wykorzystywanych od lat w innych konsorcjach. Możemy także, w przypadku chociażby niestandardowego rozdziału obowiązków, skorzystać z niestandardowych rozwiązań. Pamiętajmy o tym, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich zrozumiałe, tak, aby wszystko odbywało się płynnie i jak najefektywniej. Zaczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich przyniesie inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla firm, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Zapisuje się je w specjalnym dzienniku, lub kilku. Dokumenty mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niezależny i szybki obieg dokumentów.

Publikacja, którą w tym momencie widzisz to nieszablonowe źródło (https://www.tax4business.pl/) informacji, ale jeżeli poszukujesz podobnych danych, to kliknij odnośnik.

System bezdziennikowy wybierany jest zawsze w urzędach i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np. MS Sharepointa) wykorzystuje segregację i oznaczenia ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich precyzyjna segregacja – tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze adaptacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych przez prawo.

Od jakiegoś czasu dostępne jest pewne ulepszenie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ dokumentów drogą cyfrową ogranicza czas oczekiwania pomiędzy kolejnymi pracownikami do minimum. Standardowo w tym celu wykorzystuje się specjalistyczny program do zarządzania dokumentami. Jednym z takich programów, które najlepiej upraszczają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.