Musimy zdecydować się na program, który po pierwsze ma możliwość by funkcjonować na wielu stanowiskach. Zwykle nie ma w firmie jednej osoby odpowiedzialnej za wprowadzanie do komputera całości dokumentacji tylko po prostu każda osoba czy dział wykonuje to samodzielnie. Powinniśmy sprawdzić jakie możliwości daje interesujący nas program. To istotne, aby nie okazało się, że potrzebujemy skanować na przykład kilkaset dokumentów dziennie, a aplikacja przestaje działać.
Druga kwestia to indeksowanie i odpowiednie dzielenie i oznaczanie skanowanych dokumentów. Dobrze działający system do tego przeznaczony ma naturalnie te funkcje wbudowane. Przykładowo aplikacje marki Kofax mają możliwość rozpoznawania kodów kreskowych, zdefiniowanych formularzy, stron oddzielających zbiory dokumentów. To bardzo przydatne rozwiązanie. Nie trzeba się zastanawiać czy z pewnością dokumenty trafią do odpowiedniego folderu, czy można skanować kilka formularzy jednocześnie. Jest taka możliwośc właśnie dzięki takim rozwiązaniom.
Potrzebny jest Ci bieżący materiał na powyższy temat? Starczy, że klikniesz na podany link i na nowej stronie znajdziesz wszystkie szczegółowe wątki.
Co niezwykle istotne – tego rodzaju programy dają możliwość poprawiania jakości skanowanych dokumentów. Zwykle mamy możliwość oglądać skany, które po prostu są nieczytelne. Zbyt ciemne, rozmazane tło, tworzące jedną szarą masę litery – unikniemy tego typu wpadek dzięki odpowiednim aplikacjom.
Upraszczanie czasochłonnych zajęć w przedsiębiorstwie przynosi rezultaty natychmiast. Pracownicy są wydajniejsi, bo odpada im obowiązek wykonywania takiego typu czasochłonnych zadań. firma automatycznie staje się bardziej konkurencyjna i przynosi większy zysk. Dobrze jest więc inwestować w programy upraszczające obrót dokumentów.